En muchos tipos de servicios, sobre todo los de índole profesional, es muy frecuente que el autónomo o SL si tienen que gastar en comidas, kilometraje, desplazamientos.. quiera incluir dietas factura. O mejor dicho, quiera cobrar por ese gasto y no verse perjudicado en su parte del beneficio por incurrir en unos costes que son exclusivamente por y para la prestación del servicio en particular.
Ahora bien, la cuestión llega en, si cobro por ello… ¿cómo lo hago? ¿cómo puedo reflejar esos gastos?
¿Cómo incluir dietas en factura?
Hay 3 opciones. Dos que son correctas y una última que es de uso habitual aunque totalmente incorrecta.
OPCIÓN 1. Incluir los gastos en factura como un concepto más
Es la opción menos recomendable, pero la que más se utiliza. En este caso, si tenemos un total de gastos y facturas a nuestro nombre de gasolina, peajes, aparcamientos y hotel, pondremos ese importe en nuestra factura emitida para incluir dietas factura.
A tener en cuenta, que ese concepto de nuestra factura emitida, estará igualmente sujeto a los impuestos correspondientes igual que por nuestros servicios principales.
Ejemplo. Soy Fotógrafo, vivo en Madrid, y me contratan en Valencia para una sesión de fotos en una boda por la que presupuesto 800€ + IVA + gastos. Incurro en unos gastos de 110€ (iva incl.), teniendo en cuenta que el iva de todos estos gastos de dietas son al 10%, al ser iva reducido el de comidas y hotel.
FACTURA a EMITIR
Concepto Fotografía 800
Concepto Gastos desplazamientos 100€ (sin iva)
TOTAL BASE IMPONIBLE 900€
TOTAL a cobrar más IVA 21% = 1.089€
Debemos incluir en base imponible de la factura emitida, el concepto del total de facturas de gasto de dietas sin iva, y aplicar nuestro iva correspondiente después.
De este modo incluir dietas factura conseguiremos un efecto fiscal 0, ya que tendremos un ingreso de 100€ y un gasto de 100€, y en cuanto al IVA tendremos repercutidos y cobrado 21€ (100€ * 21%) de nuestra factura emitida, e IVA deducible 10€ (100€ + 10%) de nuestras facturas de gastos, diferencia de IVA’s que a final de trimestre aportaremos a Hacienda en el Modelo 303 trimestral de IVA.
Si tus servicios están no localizados en España o son intracomunitarios, y no llevan IVA, ese iva deducible de tus gastos lo podrás pedir a devolverte en enero.
Si tus servicios están sujetos a retención, esta no se tiene en cuenta para estos cálculos, ya que esto es un mero pago a cuenta de tu IRPF por parte de tu cliente.
Aquí, el factor perjudicial es que muchas veces las facturas recibidas de gastos sí son suficientes para que nuestro cliente nos pague, pero en ocasiones NO es suficiente para que Hacienda, en el caso de una comprobación, nos diera el OK al gasto como deducible. Esto puede ser debido a que nuestro justificante sea un ticket y no una factura con datos fiscales, o porque el IVA es de otro país y no es deducible con el IVA español..etc.. aquí ver requisitos gastos deducibles autónomos.
Por tanto la opción 2, siempre que sea posible, es la más idónea.
OPCIÓN 2. Gastos Suplidos
La opción más recomendable. Recogida en el art.78. tres 3º Ley del IVA. De este modo pediremos las facturas a nombre de nuestro cliente, y nosotros lo único que haremos es avanzar el pago de esas facturas que van a nombre de aquél. De este modo, no tendremos ni gastos deducibles a nuestro nombre ni ingresos que tributar por ello en nuestra contabilidad.
IMPORTANTE, hay que cumplir el requisito de que la factura completa vaya a nombre de nuestro cliente, y tener justificante de que hemos avanzado el pago para no tener problemas antes la AEAT con los suplidos.
Ejemplo. Siguiendo el anterior. Valor de 800€ + IVA de mis servicios, y 110€ de gastos en facturas que van a nombre de mi cliente.
FACTURA a EMITIR
Concepto Fotografía 800€
TOTAL más IVA 21% = 968€
Suplidos 110€ (adjuntados todos esos documento de gastos con la factura principal que van a nombre de nuestro cliente)
TOTAL a Cobrar = 1.078€
El Libro Registro de Provisiones de fondos y Suplidos en este caso es obligatorio para el emisor de la factura. Por ello la importancia de tener y guardar esas facturas de suplidos, y así acreditarlos adecuadamente.
Ver aquí Libros Contables obligatorios.
OPCIÓN 3. Solicitar importe a Cliente
Esta es un modo frecuente, pero totalmente incorrecto, y lo comentamos debido al uso habitual que tiene.
En este caso el autónomo recopila todas las facturas de gasto de manera presencial con el cliente y este le hace un ingreso o pago en efectivo del importe de los gastos incurridos totales. En forma de cash es más frecuente aún ya que si son importes bajos, o incluso algo elevados, puede escapar de cualquier control fiscal habitualmente.
Desde OKasesores lo desaconsejamos al no cumplir con las normativas fiscales, y siempre sería a cuenta y riesgo del propio empresario.
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